Assistante Administrative - Longwy H/F - 54

La Ville de Longwy, employant 270 agents, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour les services culture / animation / santé & cohésion sociale / médiation / vie associative / jeunesse.

Sous l'autorité du responsable hiérarchique, vous assurez le soutien organisationnel, logistique et administratif du responsable de ces services. Vous facilitez la coordination, le suivi des dossiers et la circulation de l'information entre les services.

Activités principales
1. Assistance au fonctionnement du Responsable
o Gestion de l'agenda du responsable et prise de rendez-vous
o Organisation des réunions (convocations, réservation de salles, préparation des documents)
o Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, comptes rendus, notes internes, etc.
o Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique des interlocuteurs
2. Suivi administratif transversal des services
o Centralisation et suivi des courriers entrants/sortants du responsable
o Suivi des tableaux de bord, échéanciers, plannings et projets transversaux
o Mise à jour de documents de référence : annuaire des partenaires financiers, logistiques, associatifs, etc.
o Coordination logistique (commandes, fournitures, déplacements, etc.)
3. Support aux services rattachés au responsable
o Aide ponctuelle à la préparation d'événements, réunions de service, commissions
o Consolidation de bilans d'activités et de rapports transmis par les chefs de service
o Interface avec les services supports (RH, finances, informatique, etc.)
o Lien et soutien avec l'assistant administratif culturel, événementiel et vie associative.
4. Gestion documentaire
o Classement et archivage (physique et numérique)
o Application des règles de confidentialité et d'archivage de la collectivité