Responsable Administratif Polyvalent - Rehon H/F - 54

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives du Maire et de la Direction Générale des Services.

MISSIONS DE SECRÉTARIAT DU MAIRE ET DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES SERVICES
* Gérer le suivi des courriers, signatures, convocations
* Rédiger des courriers, documents, rapports, comptes rendus demandés par le DGS
* Gérer l'organisation des cérémonies et événements (fiches événements et annexes, invitations, bons de commande, déclarations en Préfecture...)
* Cérémonies commémoratives,
* Réunions avec les institutions, administrations, partenaires
* Mise à jour de la base de données (listings, invitations, partenaires...)
* Gérer le suivi des invitations reçues (mise à jour des plannings, réponses)

MISSIONS DE SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DES SERVICES
* Gérer l'accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
* Gestion et Suivi des séances du Conseil Municipal, du Centre Communal d'Action Sociale (rédaction délibérations et transmission dématérialisée)
* Rédiger des courriers, documents, rapports, comptes rendus

MISSIONS DE GESTION COURANTE
Assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier entrant de l'ensemble des pôles de la collectivité

MISSIONS DE POLYVALENCE
Assurer les missions d'urgence à savoir :
* Préparer, gérer et assurer le suivi des dossiers du Maire et du Directeur Général des Services
* Organiser et participer aux réunions, commissions... demandées par le Maire, le Directeur Général des Services et établir les comptes-rendus associés.
* Assurer la liaison entre le Maire, la Direction Général des Services, les services de la collectivité, de l'intercommunalité et les institutions
* Suivi de la rédaction et de la conception du bulletin d'informations municipales et du panneau d'affichage des actualités de la Commune
* Gestion des Fournitures administratives
* Relations avec le monde associatif