Assistant de Direction - Communication H/F - AGAPE

Composée d'une équipe pluridisciplinaire, l'agence recherche actuellement son/sa prochain(e) Assistant(e) de Direction/Communication qui travaillera principalement en appui du Directeur général et de la Directrice administrative avec pour principales missions (liste non exhaustive) :

Participation à la gestion administrative générale de l'agence
- Accueil et gestion du courrier
- Organisation d'événements et de réceptions
- Préparation des déplacements et missions
- Classement et archivage dématérialisé et papier
- Centre de documentation (acquisitions, encodage, registre)
- Réalisation de commandes

En appui du Directeur général et de la Directrice administrative
- Gestion de l'agenda et des besoins spécifiques du Directeur général (réunions, contacts, relations publiques.)
- Appui à la Directrice administrative en gestion financière et sociale (suivi budgétaire et financier, variables de paie, conventionnements et recouvrement.)
- RGPD

Organisation de la vie des instances associatives
- Tenue des documents associatifs (délégués/administrateurs, délibérations)
- Gestion des invitations/listes diffusion aux réunions des instances
- Organisation des réunions : ordre du jour, dossiers, listes de présence, logistique, accueil, procès-verbaux, démarches administratives (statuts, déclarations diverses)

En charge de projets de communication externe et interne
- Tenue de la base contact et des listes de diffusion
- Interface avec les prestataires si nécessaire
- Animation des outils de diffusion
- Force de proposition interne

Formation & expériences
Bac +2/3 (BTS, BUT) en assistanat de direction, secrétariat, gestion des entreprises
Expérience préalable vivement souhaitée

Savoir-faire
Maitrise des outils bureautiques
Initiation à des outils graphiques/infographie serait un plus
Capacités rédactionnelles et bon niveau orthographique
Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et/ou urgences
La bonne connaissance du territoire d'action de l'agence et de ses acteurs institutionnels est un atout central

Savoir-être
Aptitude à travailler en autonomie et à faire preuve de réactivité et d'alerte hiérarchique en cas de difficulté
Organisation, méthode et disponibilité
Intérêt affirmé pour le service public
Neutralité et discrétion
Sens du contact et des relations humaines

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique